SEPMA recuerda que la protección de datos, el deber de confidencialidad y el respeto a la intimidad son obligaciones esenciales en las administraciones locales. Estas garantías deben proteger tanto a la ciudadanía como al personal empleado público, sin convertirse en obstáculos para el ejercicio legítimo de los derechos laborales y sindicales.
En el funcionamiento diario de los ayuntamientos, diputaciones y demás entidades que integran la Administración local se gestiona una gran cantidad de información personal, administrativa y profesional. Expedientes, nóminas, informes médicos, procedimientos disciplinarios, datos tributarios, actuaciones policiales y solicitudes de ayudas sociales forman parte de la actividad habitual de los distintos servicios públicos.
Esta realidad plantea cuestiones importantes: ¿quién puede acceder a esa información?, ¿en qué circunstancias puede compartirse entre servicios?, ¿qué obligaciones tiene el personal empleado público y qué garantías deben ofrecer las administraciones para proteger su intimidad?
Desde el Sindicato de Empleados Públicos de Málaga (SEPMA) consideramos fundamental abordar estas cuestiones desde una doble perspectiva: garantizar la protección de los datos de la ciudadanía y defender los derechos, la privacidad y la seguridad jurídica de quienes trabajan en las administraciones locales.
Trabajar en una misma administración no implica tener acceso a toda su información
Uno de los aspectos que conviene aclarar es que formar parte de la plantilla de un ayuntamiento no otorga automáticamente autorización para consultar expedientes, documentos o datos gestionados por otros departamentos.
El acceso a la información debe responder a una finalidad legítima, estar relacionado con las funciones profesionales asignadas y contar con la correspondiente habilitación jurídica.
Cada servicio municipal desarrolla competencias específicas que pueden requerir el tratamiento de información de distinta naturaleza:
- Recursos Humanos: gestiona datos relativos a nóminas, permisos, situaciones administrativas, ausencias, incapacidades temporales y expedientes personales.
- Servicios Sociales: trata información especialmente sensible sobre circunstancias personales, familiares, económicas y, en determinados supuestos, sanitarias.
- Policía Local: maneja documentación relacionada con intervenciones, denuncias, actuaciones policiales y datos personales sujetos a sus correspondientes garantías legales.
- Urbanismo: tramita expedientes administrativos, informes técnicos y documentación de personas físicas y jurídicas.
- Intervención, Tesorería y Recaudación: gestionan información económica, tributaria y financiera sometida a diferentes obligaciones de protección y reserva.
- Secretaría y servicios jurídicos: pueden acceder, en el ejercicio de sus competencias, a documentación reservada, procedimientos administrativos y expedientes relacionados con responsabilidades o conflictos jurídicos.
La coordinación entre servicios resulta imprescindible para garantizar una atención pública eficaz. Sin embargo, la necesidad de colaboración no justifica que la información personal circule sin control, sin una finalidad definida o entre personas que no estén autorizadas para conocerla.
¿Puede una jefatura o una persona con responsabilidad política solicitar cualquier información?
La existencia de una estructura jerárquica dentro de la Administración no implica un derecho ilimitado de acceso a cualquier documento o expediente.
Tanto las personas responsables de los servicios como quienes ejercen funciones de dirección política o administrativa deben actuar dentro del ámbito de sus competencias y respetar la normativa vigente.
Cuando se solicita información que contiene datos personales, deben tenerse en cuenta la finalidad del acceso, su fundamento jurídico y los principios de necesidad y proporcionalidad.
Esta cuestión adquiere especial importancia cuando se trata de expedientes personales, información sanitaria, actuaciones disciplinarias o documentación relacionada con conflictos laborales.
La autoridad jerárquica no elimina el derecho a la protección de datos ni convierte cualquier solicitud de información en automáticamente legítima.
Por ello, las administraciones locales deben establecer criterios claros que permitan diferenciar entre el acceso necesario para el ejercicio de las funciones públicas y las consultas que carecen de justificación legal.
La confidencialidad también protege la intimidad de las plantillas municipales
Habitualmente se insiste en la obligación del personal empleado público de mantener la confidencialidad sobre los datos de la ciudadanía. Sin embargo, resulta igualmente importante recordar que las propias administraciones deben proteger la información personal de sus plantillas.
Los datos relativos a la salud, las circunstancias familiares, los procedimientos disciplinarios, las denuncias por acoso o la afiliación sindical requieren un tratamiento adecuado y, cuando corresponda, garantías reforzadas.
No debe permitirse que esta información se difunda informalmente entre departamentos ni que llegue a personas sin una justificación legal para acceder a ella.
Por ejemplo, puede resultar necesario comunicar la ausencia de una persona trabajadora para reorganizar un servicio, cubrir un turno o garantizar la continuidad de la atención pública. Sin embargo, esa necesidad organizativa no autoriza a divulgar indiscriminadamente un diagnóstico médico ni las circunstancias privadas que hayan motivado dicha ausencia.
El respeto a la intimidad del personal empleado público es un derecho que la Administración debe garantizar, no una concesión que dependa del criterio individual de una jefatura.
¿Qué consecuencias puede tener una vulneración de la confidencialidad?
El acceso injustificado a expedientes, la divulgación indebida de información personal o la utilización de datos para finalidades no autorizadas pueden generar responsabilidades jurídicas.
En función de la naturaleza de los hechos, su gravedad y las circunstancias concurrentes, podrían derivarse consecuencias disciplinarias, administrativas e incluso penales.
No obstante, conviene recordar que la protección de la información no depende exclusivamente de la conducta individual del personal.
Las administraciones públicas tienen la obligación de implantar medidas organizativas y técnicas adecuadas para prevenir accesos indebidos, garantizar la seguridad de los sistemas y establecer procedimientos claros para el tratamiento de los datos.
Desde una perspectiva sindical, resulta fundamental que las plantillas reciban formación suficiente, dispongan de instrucciones comprensibles y conozcan las responsabilidades asociadas a sus funciones.
No sería razonable exigir el cumplimiento de procedimientos que no se han explicado adecuadamente ni trasladar de forma automática al personal las consecuencias de posibles deficiencias organizativas de la propia Administración.
La determinación de cualquier responsabilidad deberá realizarse conforme a la normativa aplicable y atendiendo a las circunstancias de cada caso.
El deber de confidencialidad no puede utilizarse para limitar derechos sindicales
La obligación de guardar reserva sobre determinada información no debe confundirse con una prohibición general de comunicar irregularidades o ejercer derechos legalmente reconocidos.
La normativa contempla mecanismos de información, representación y protección frente a determinadas actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
En particular, la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece garantías de confidencialidad y protección frente a represalias en los supuestos comprendidos en su ámbito de aplicación.
Asimismo, los órganos de representación del personal tienen reconocidos derechos de información para el ejercicio de sus funciones, dentro de los límites y condiciones previstos legalmente y con respeto a sus correspondientes obligaciones de sigilo.
Por tanto, la confidencialidad no puede invocarse de forma genérica para obstaculizar la actividad sindical, impedir el acceso a información legalmente exigible o silenciar comunicaciones legítimas sobre posibles irregularidades.
La transparencia administrativa, la protección de datos y la defensa de los derechos laborales deben aplicarse de manera compatible y equilibrada.
SEPMA defiende protocolos claros y garantías para el personal de las administraciones locales
Desde SEPMA entendemos que la confidencialidad constituye un elemento esencial de una gestión pública profesional, responsable y respetuosa con los derechos de todas las personas.
Por ello, consideramos necesario que las administraciones locales impulsen las siguientes medidas:
- Protocolos claros y accesibles sobre el acceso, tratamiento y comunicación de información entre los distintos servicios municipales.
- Formación periódica en protección de datos y confidencialidad, adaptada a las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo.
- Garantías reforzadas para proteger los datos personales y sanitarios de las plantillas, evitando su difusión injustificada.
- Canales seguros para comunicar posibles irregularidades, con las garantías de confidencialidad y protección que establezca la legislación aplicable.
- Respeto efectivo a los derechos de información y representación sindical, de acuerdo con la normativa vigente.
- Instrucciones organizativas transparentes y debidamente comunicadas, que permitan al personal conocer sus obligaciones y actuar con seguridad jurídica.
La protección de la información no debería depender de instrucciones verbales, prácticas informales o criterios cambiantes de las distintas jefaturas.
Las personas que prestan servicios en la Administración local necesitan conocer con claridad qué información pueden consultar, en qué circunstancias pueden compartirla, cuáles son sus responsabilidades y qué derechos les amparan.
Proteger la información también significa proteger a quienes prestan los servicios públicos
La confidencialidad es una garantía indispensable para la ciudadanía, pero también constituye una herramienta de protección para el conjunto del personal empleado público.
Una administración responsable debe prevenir accesos indebidos, garantizar el tratamiento adecuado de los datos personales y proporcionar a sus plantillas los medios necesarios para desarrollar sus funciones con seguridad jurídica.
Desde SEPMA defendemos una Administración local en la que la legalidad, la transparencia, la protección de datos y el respeto a los derechos laborales y sindicales formen parte de una misma cultura de servicio público.
Porque una Administración que exige responsabilidad a su personal también debe asumir plenamente su obligación de proteger sus derechos.
SEPMA | Sindicato de Empleados Públicos de Málaga
Por la defensa de los derechos, la dignidad profesional y las condiciones laborales del personal de las administraciones públicas.
Jésica Perez